Project management adalah istilah yang merujuk pada proses merencanakan dan mengeksekusi sebuah proyek yang disusun perusahaan demi mencapai goals yang sudah ditetapkan juga.
Umumnya, tugas ini dihandle oleh seorang project manager. Di samping definisinya yang terkesan simple, proses manajemen ini terdiri dari rangkaian yang kompleks. Seorang manajer harus mampu melihat dan mengawasi stage hingga hal-hal detail proyek agar pengerjaannya bisa berhasil.
Project Manajer adalah adalah mereka yang diberikan tanggung jawab tinggi dan wajib mengantongi berbagai keahlian, seperti berkomunikasi, bernegosiasi, dan memiliki pengetahuan bisnis yang mumpuni.
Manajemen proyek:
Proses pertama yang harus dilakukan dalam project management adalah inisiasi proyek. Pada proses ini, terdapat banyak variabel yang harus ditentukan, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, memilih manajer proyek, risiko yang mungkin akan muncul, anggaran yang diperlukan, serta perkiraan timeline yang lebih besar.
Dari ke enam variabel di atas, yang paling penting adalah tujuan proyek, hal yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek. Kenapa? karena inti dari project management adalah memastikan seluruh proses yang dilakukan pada akhirnya nanti sesuai dengan tujuan awal.
Kegiatan yang perlu dilakukan pada saat inisiasi proyek:
Setelah menyebutkan berbagai jenis variabel yang penting di dalam suatu proyek, maka tahaman selanjutnya adalah perencanaan. Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat membantu Anda untuk menentukan tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di dalamnya (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan demikian, Anda dapat membuat goals secara spesifik serta memungkinkan untuk dapat dicapai. Pada proses ini, manajer proyek harus mampu membuat suatu rancangan terkait keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga akhir secara detail.
Nah, ketika melakukan perencanaan suatu proyek, pihak stakeholder pun akan masuk dalam pertimbangan. Kenapa? karena mereka harus dilibatkan agar bisa mengetahui hal penting lainnya, seperti risiko dan juga progres ketika proyek sedang berlangsung.
Kegiatan yang dilakukan pada saat proses Planning:
Saat detail terkait perencanaan sudah dibuat dan juga disetujui oleh pihak project manager serta pihak stakeholder, maka proyek baru bisa dilakukan. Dalam proses pelaksanaannya, project manager akan bertugas dalam memastikan seluruh hal sudah berjalan sesuai dengan timeline serta anggaran yang sudah ditentukan sebelumnya. Mulai dari memilih SDM yang mumpuni dalam mengerjakan proyek, memilih team leader, melakukan perjanjian kontrak dengan pihak vendor, supplier, dan berbagai pihak luar lainnya.
Project manager juga harus memastikan pekerjaan di lapangan bisa berjalan lancar dengan cara memilih tim yang sesuai dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan setiap anggota tim dan pihak stakeholder. Dengan banyaknya tanggung jawab tersebut, maka seorang project manager diharapkan mempunyai tingkat kapasitas yang cukup, seperti disiplin, profesional, berkomunikasi dan memimpin proyek dengan baik.
Kegiatan yang dilakukan pada saat proses Executing:
Ketika menjalankan suatu proyek, maka seorang project manager harus mampu menilai setiap progres yang ada sesuai dengan perencanaannya. Selain itu, dia juga harus melakukan pengawasan agar mengetahui bila nantinya ada kesalahan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana.
Apabila diperlukan perubahan atau pembenahan, baik itu dari sisi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, umumnya semua hal tersebut akan ditemukan dengan mudah pada tahapan ini.
Pada intinya, diperlukan pengawasan yang ketat agar seluruh hal bisa dilaksanakan sesuai dengan rencana.
Saat seluruh proses sudah selesai dilaksanakan dan disetujui oleh pihak stakeholder, maka proyek pun bisa dinyatakan selesai. Saat melakukan proses penutupan, maka pihak project manager akan menyelesaikan kontrak dengan berbagai pihak eksternal yang sebelumnya sudah dilibatkan, membuat pengarsipan pada berbagai dokumen yang penting, serta membuat laporan proyek.
Walaupun begitu, project management ini belum bisa dikatakan selesai. Karena, masih ada proses selanjutnya, seperti proses pemeliharaan dan penyelesaian pada berbagai masalah yang bisa muncul. Proses lanjutan ini tetap masuk dalam ruang lingkup pekerjaan project management.
Kegiatan yang dilakukan pada proses Closing:
Mengatur jalannya proyek hari ini bukan lah hal yang sulit lagi. Dengan bantuan teknologi yang semakin maju, proses manajemen proyek bahkan bisa dilakukan kapan dan dimana saja melalui software berbasis internet. Beberapa referensi project management tools:
Tahapan manajemen proyek yang pertama adalah fase initiation yaitu ketika Anda harus membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan. Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan finansial. Untuk membuat dokumen tersebut, manajer proyek akan mengumpulkan beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal.
Jika proyek mendapat “lampu hijau”, maka Project Manager perlu membuat Project Charter untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek. Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku kepentingan, serta business case.
Project Charter adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek. Di mana, dokumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.
Sedikit banyak, Project Charter juga menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Hal ini karena Project Charter berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Meski sekilas terdengar sama seperti bagian dari project planning, Project Charter berbeda karena hanya memuat informasi-informasi ringkas dan bukan rincian detail seperti tugas tiap sub unit dalam sebuah proyek.
Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai.
Fungsi Project Charter:
Empat hal penting yang perlu ada di dalam Project Charter:
Bagaimana cara menyusun Project Charter?
Contoh dokumen Project Charter
Project Requirement merupakan permintaan atau keinginan klien atas proyek yang mereka berikan, sehingga berhubungan erat dengan Voice of Customer (VoC). VoC biasanya masih bersifat umum dan berupa statement apa yang dianggap penting atau menjadi perhatian dari customer.
VoC adalah istilah yang digunakan dalam dunia bisnis untuk menjabarkan proses yang mendalam yang bertujuan untuk mengetahui dan memahami ekspektasi, preferensi, dan ketidaksukaan pelanggan atas barang atau jasa yang ditawarkan. Sebenarnya Voice of Customer adalah bagian dari teknik riset pasar (market research) yang menyajikan laporan mengenai keinginan dan kebutuhan pelanggan yang tertata dalam struktur yang hirarkis. Poin-poin yang ada pada laporan kemudian disusun berdasarkan prioritas (sesuai dengan tingkat kepentingannya bagi pelanggan dan perusahaan).
Metode dalam Menjalankan Voice of Customer
Terdapat berbagai cara yang dapat digunakan untuk menjalankan proses ini, seperti mengadakan focus groups, wawancara, contextual inquiry atau teknik-teknik etnografi. Namun pada umumnya pelaksanaannya terdiri atas beberapa wawancara mendalam yang terfokus kepada pengalaman pelanggan (customer experience) dengan produk dan jasa yang ada saat ini. Pernyataan akan kebutuhan pelanggan kemudian diekstraksi dan diatur dalam hirarki yang teratur dan disusun dalam prioritas.
Dengan menjalankan proses Voice of Customer, tim atau organisasi akan mengetahui:
Contoh Tabel CTQs dan Variabel Ys
Untuk suksesesnya suatu proyek diperlukan struktur organisasi yang sesuai. Struktur organisasi adalah jalur utama koordinasi, delegasi, dan komunikasi dalam suatu proyek.
Dalam Manajemen Proyek secara garis besar, terdapat dua tipe struktur organisasi :
Organisasi Fungsional adalah tipe struktur organisasi manajemen proyek dimana seorang manajer/pimpinan proyek berkoordinasi dengan manajer-manajer operasional (manajer lini) dalam suatu perusahaan. Manajer lini adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap bagian tertentu. Misalnya, manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer IT, dll. Manajer lini membawahi beberapa staf operasional.
Dalam tipe ini komunikasi dan koordinasi antara anggota proyek sangatlah terbatas. Pendelegasian tugas, koordinasi, dan komunikasi dilakukan melalui manajer lini.
Dalam tipe struktur organisasi fungsional ini sangatlah mungkin seorang manajer lini terlibat dalam lebih dari satu proyek. Dan dalam tipe ini seorang staf sangat mungkin diberikan tugas terkait suatu proyek tanpa mengetahui apa proyek yang sedang berjalan itu.
Terhadap struktur organisasi fungsional ini, penempatan koordinator proyek terbagi atas tiga jenis, yang masing-masing memiliki kewenangan yang berbeda :
Organisasi Proyek adalah suatu pengelolaan struktur organisasi yang didasarkan pada proyek. Dalam struktur Organisasi Proyek ini, seoarang koordinator proyek memiliki otoritas dan tanggung jawab penuh. Koordinator proyek memiliki tim khusus. Tim ini hanya mengerjakan satu proyek saja. Pada Organisasi Proyek, seorang koordinator proyek berperan sebagai manajer tim.
Manakah Yang Lebih Baik?
Jika ditanyakan mana struktur organisasi yang lebih baik untuk digunakan dalam menjalankan suatu proyek? Jawabannya: tergantung kondisinya. Karena masing-masing struktur tersebut memiliki tempatnya tersendiri. Memiliki kelebihan dan kekurangan. Mari kita bahas satu per satu.
Organisasi fungsional lebih hemat biaya karena anggota tim adalah staf operasional, bukan staf khusus proyek. Tetapi dari sisi waktu, organisasi fungsional membutuhkan waktu eksekusi yang lebih lama untuk menyelesaikan proyek karena anggota tim memiliki pekerjaan rutin operasional. Dan pekerjaan operasional ini juga membuat anggota tim tidak bisa fokus akan suatu proyek.
Organisasi Proyek memiliki kelebihan dari sisi kecepatan eksekusi proyek. Ini dikarenakan anggota tim hanya fokus mengerjakan satu proyek saja. Tentunya hal ini berdampak terhadap biaya. Biaya yang dibutuhkan menjadi lebih besar untuk membiayai anggota tim.
Lalu kapan Organisasi Fungsional dan Organisasi Proyek digunakan?
Organisasi Fungsional lebih tepat digunakan untuk proyek skala kecil sampai dengan menangah, dengan tingkat kesulitan yang rendah, dan tenggat waktu yang longgar. Sedangkan Organisasi Proyek lebih tepat digunakan untuk proyek dalam lingkup besar, dengan tingkat kerumitan yang tinggi, tenggat waktu yang ketat, serta berdampak krusial terhadap strategi perusahaan.