Secara metodologis, WBS merupakan metode pengorganisasian proyek secara struktural melalui pelaporan berbentuk hierarkis. WBS bekerja sebagai sebuah struktur untuk memecahkan proses pengerjaan proyek secara bertahap pada tiap detailnya. Adanya WBS sebagai metode pengerjaan proyek juga dapat memudahkan proses pemecahan masalah pada tiap bagian-bagian yang mendetail.
Adanya tingkatan detail ini dapat memudahkan proses manajemen proyek untuk mengembangkan jadwal, perkiraan biaya, alokasi sumber daya, dan penilaian risiko. Komponen atau elemen WBS tingkat rendah ini umumnya menjadi tonggak berjalannya proyek dan juga manajemen sumber daya untuk detail-detail di tingkat selanjutnya.
Adapun manfaat dari WBS yang dapat diringkas adalah meliputi beberapa hal sebagai berikut:
Dalam praktiknya, WBS memiliki beberapa jenis utama yang umum digunakan oleh pelaku proyek. Jenis-jenis WBS ini terbagi berdasarkan waktu dan ruang lingkup proyek saat akan dikerjakan.
Adapun jenis-jenis WBS itu adalah sebagai berikut.
Lain halnya dengan deliverable-based, phase-based WBS merupakan tampilan struktur WBS berbasis fase-fase hingga menampilkan hasil akhir di bagian atas. Level di bagian bawah pada WBS jenis ini secara umum menunjukkan lima fase proyek yang meliputi:
Hampir serupa dengan deliverable-based WBS, struktur berbasis fase ini memiliki pembagian antara penyampaian proyek secara detail dengan paket-paket kerja tertentu.
Dalam pembuatan bagan WBS dan struktur pengerjaan proyek, terdapat beberapa komponen yang harus dipenuhi dan diintegrasikan secara efisien. Adapun beberapa komponen utama WBS adalah sebagai berikut.
Komponen utama dan pertama yang harus ada dalam WBS sebuah proyek adalah deskripsi tugas. Deskripsi tugas pada WBS ini secara khusus meliputi penentuan ruang lingkup proyek, sasaran proyek, dan juga proses pengelolaan anggota tim kerja.
Dalam praktiknya, deskripsi tugas berarti pula penjabaran pekerjaan pada tiap tim kerja dengan relevansi keahlian masing-masing. Adanya deskripsi tugas yang baku dan padu dapat menunjang efisiensi pekerjaan karena tidak ada beban berlebih pada suatu tim dan juga dapat menghindari pekerjaan di luar tugas pokok sebuah tim kerja proyek.
Status tugas merupakan kesinambungan dari deskripsi tugas pada tim kerja proyek. Umumnya, status tugas ini dikelola oleh seorang project manager yang bertujuan untuk melacak tugas atau kemajuan proses pengerjaan detail-detail proyek.
Status tugas juga dapat memudahkan project manager untuk mengoordinasikan tim dalam pengerjaan detail proyek dengan urgensi tertentu. Hal semacam ini dibutuhkan ketika pengerjaan antar tim amat bergantung. Sehingga, pengerjaan Tim Q baru dapat dilakukan setelah Tim P melaksanakan tugasnya. Adanya status tugas dapat memudahkan komunikasi antar tim sehingga mencegah adanya hambatan dan overlapping.
Project deliverable merupakan luaran proyek seperti rencana proyek, laporan proyek, dan notula rapat. Komponen ini juga dapat disebut dari hasil dari suatu proyek secara paper-based. Dokumen-dokumen dalam proyek merupakan aspek utama dari project deliverable yang merupakan pokok penyampaian kepada para pemangku kepentingan.
Adanya komponen project deliverable dalam WBS dapat memungkinkan adanya evaluasi kemajuan dan penyelesaian proyek secara umum. Dokumen ini juga dapat mencakup beberapa hal seperti kontrak yang telah ditandatangani, laporan pengeluaran, laporan proyek, serta perbandingan proses pekerjaan dan perkiraan rencana proyek.
Paket kerja dalam WBS merupakan tingkatan terendah dari WBS itu sendiri. Kita dapat mendefinisikan paket kerja sebagai detail pekerjaan atau elemen pekerjaan proyek dalam WBS yang harus dikerjakan secara hierarkis tadi.
Paket kerja ini nantinya dibagi atau ditugaskan pada beberapa tim atau departemen dalam prosesnya. Project manager nantinya akan memperkirakan berapa jumlah anggota suatu tim, biaya, dan durasi pengerjaan pada tiap paket pekerjaan ini. Oleh karena itu, paket kerja merupakan aspek utama yang tercantum dalam WBS sebagai komponen.
Secara umum, pembuatan WBS memerlukan acuan yang harus dipenuhi dan antara lain adalah sebagai berikut.
Video pembelajaran mengenai WBS dapat dilihat di bawah ini:
Process Mapping adalah ilustrasi grafis dari kondisi aktual sebuah proses (as is condition) dalam menghasilakan suatu product / service / informasi. Sebuah proyeksi dari realitas tapi disederhanakan agar terfokus pada tujuan yang ingin di capai. Process map juga menggambarkan setiap operasi unit dan aktivitasnya di dalam process misalkan input, process, output, waktu, parameter, siapa yang melakukan.
Sebuah proses seringkali terlihat rumit, terutama jika banyak terdapat feedback loops. Jadi sebuah daftar langkah-langkah, lengkap dengan teks dan angka-angka tidak selalu menjamin orang yang membacanya akan mengerti apa yang sebenarnya sedang terjadi. Ada poin penting lainya bahwa tidak jarang seseorang yang mengatur atau bekerja di dalam proses itu tidak memiliki gambaran keseluruhan mengenai proses yang sedang berlangsung – sampai-sampai tak seorangpun bisa menggambarkan sebuah peta proses yang lengkap, sehingga keberadaan process map menjadi sangat penting. Dengan process map akan memiliki SATU pengertian umum mengenai keseluruhan proses. Selain itu sebagai dokumen yang akan membantu kapan saja jika perlu berbicara mengenai sebuah proses.
Ada beberapa type dari proses map yang dapat dipilih yang sesuai dengan projek yang ada. Dan untuk pemilihan type / metode project map yang di gunakan bisa lebih dari satu sesuai kebutuhan project. Untuk tiap-tiap metode yang dipilih, pastikan bahwa ada seseorang di dalam tim yang memiliki pengetahuan yang cukup untuk membimbing tim dalam menggambar peta yang dimaksud. Detil yang dibutuhkan dalam pembuatan peta bisa bervariasi – tergantung dari kerumitan project yang ada.
Ada beberapa type process map diantaranya adalah seperti berikut:
Flow Chart atau bagan alur adalah diagram yang menampilkan langkah-langkah dan keputusan untuk melakukan sebuah proses dari suatu program. Flowchart adalah jenis peta proses yang paling umum – dan biasanya penggambaran sebuah flowchart sangat diperlukan bagi proyek apa saja. Sebuah flowchart memiliki simbol-simbol yang umum. Menggambar dan mengubah sebuah alur proses menjadi jauh lebih mudah jika kita menggunakan program flowchart. Flowcharts digunakan secara luas, dan mudah dipelajari.
Simbol-simbol dalam Flowchart lengkap dengan fungsinya.
Contoh Flowchart Barang Datang di Gudang
Diagram ini sangat berguna ketika proses yang terjadi berpindah dari satu fungsi ke fungsi yang lain, atau dari satu orang ke orang yang lain. Menambahkan data tentang waktu siklus, jumlah cacat, waktu atau biaya di bawah grafik ini sangat berguna ketika mengidentifikasikan room for improvement. Hal ini juga sangat berguna untuk mengidentifikasikan setiap Task Box di dalam diagram baik jika langkah itu merupakan Pertambahan Nilai (Value Added) atau Tidak ada Pertambahan Nilai (Non Value Added). Ini akan membantu menentukan berapa banyak waktu yang kemungkinan besar bisa dikurangi dari sebuah proses.
Contoh Deployment Flowchart
Value Stream Mapping adalah salah satu teknik yang digunakan dalam lean manufaktur yang membantu menganalisis aliran material dan informasi yang diperlukan untuk membawa produk atau servis ke pelanggan. Di Toyota, dimana teknik ini pertama kali dikenal, teknik ini juga disebut "peta aliran material dan informasi". Teknik ini bisa di terapkan di hampir semua rantai pasok.
Value Stream Mapping (VSM) dapat dibagi menjadi beberapa tahap, sebagai berikut :
Contoh Diagram Value Stream Mapping
Gantt Chart, atau yang juga sering disebut Milestones Chart dan Project Bar Chart, adalah sebuah jenis grafik batang (bar chart) yang banyak digunakan untuk memonitoring proyek. Tools ini memuat informasi mengenai tugas anggota tim, jadwal, dan batas waktu pelaksanaan proyek. Tidak hanya itu, anda juga bisa melihat pihak atau divisi mana yang bertanggung jawab atas suatu tugas dalam proyek.
Contoh Gant Chart dari Pembangunan Rumah
SIPOC adalah singkatan dari Supplier Input Process Output Customer, sebuah tool yang merupakan helicopter view keseluruhan process dari proyek. SIPOC disajikan dalam bentuk kolom diagram.
Contoh Diagram SIPOC
Untuk membuat salah satu diagram dalam Process Mapping, dapat menggunakan aplikasi dalam website seperti pada link berikut:
Schedule Management adalah proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek.
Tujuan dan manfaat menyusun Schedule Management | |
Mengetahui start – end project | Sumber data memantau kecepatan progress proyek |
Pedoman mempersiapkan SDM | Dapat dilakukan koreksi langsung untuk mempercepat proyek |
Pedoman mempersiapkan alat-alat kerja sesuai timeline | Pedoman mempersiapkan material sesuai dengan timeline |
Proyek perlu untuk dikelompokkan menjadi beberapa tugas atau kegiatan yang dapat dikelola.
Ketergantungan dari setiap tugas atau kegiatan yang telah dikelompokkan harus ditentukan. Beberapa tugas atau kegiatan ada yang terjadi secara berurutan dan ada yang terjadi secara paralel. Beberapa kegiatan tidak dapat dimulai sampai produk yang diproduksi orang lain tersedia. Kegiatan lain dapat terjadi secara mandiri.
Setiap tugas yang dijadwalkan harusdialokasikansejumlahunitkerja.Selainitu,setiaptugas harus diberi tanggal mulai dan tanggal penyelesaian yang merupakan fungsi dari saling ketergantungan dan apakah pekerjaan akan dilakukan secara full time atau paruh waktu
Setiap proyek memiliki jumlah orang yang ditentukan dalam tim. Ketika alokasi waktu terjadi, kita harus memastikan bahwa jumlah orang yang dialokasikan pada waktu tertentu tidak melebihi.
Setiap tugas yang dijadwalkan harus diberikan kepada anggota tim tertentu.
Setiap tugas yang dijadwalkan harus memiliki hasil yang pasti. Hasil yang dihasilkan biasanya adalah produk kerja berupa suatu design ataupun komponen dari produk tersebut.
Setiap tugas harus dikaitkan dengan suatu milestones. Milestones dicapai ketika satu atau lebih produk telah ditinjau kualitasnya dan telah disetujui.
Beberapa istilah dalam schedule management:
Saat menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang terdapat di dalam proyek harus bisa diselesaikan berurutan satu persatu sebelum melakukan tugas lainnya.
Pendekatan ini kurang lebih hampir sama dengan pendekatan waterfall, yakni menggunakan pendekatan yang bersifat sequential. Project manager bisa memprioritaskan berbagai sumber daya yang sedang diperlukan, dan juga tugas ataupun pekerjaan lain yang memang lebih penting agar bisa dilakukan terlebih dahulu. Pekerjaan lainnya yang mungkin bisa menghambat berjalannya proyek harus dilakukan terakhir.
Pendekatan CCPM ini lebih berfokus pada sumber daya yang memang diperlukan pada setiap tugas dan juga pekerjaan yang terdapat di dalam proyek. Nantinya, project manager akan mengidentifikasi tugas dengan tingkat prioritas yang dianggap paling tinggi, lalu membuat jadwal pada prioritas yang sudah dibuat. Hal ini dilakukan guna memastikan bahwa fokus utama dari proyek bisa dilakukan secara baik.
Pendekatan agile di dalam suatu project management akan lebih berfokus pada kolaborasi tim daripada struktur hirarki. Pendekatan ini dibuat untuk mengerjakan software development di tahun 2001.
Berbeda dengan pendekatan tradisional pada poin pertama, pendekatan scrum akan memungkinkan setiap anggota tim untuk mempunyai beban dan juga tanggung jawab yang bisa diemban oleh project manager. Jabatan yang memimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini diberikan oleh Scrum Master.
Pendekatan Kaban hampir sama dengan scrum, bedanya adalah periode atau rentang waktu kerjanya lebih bersifat kontinyu.
Pendekatan XP ini diciptakan khusus untuk mengerjakan software engineering. Pendekatan seperti ini sangat cocok untuk proyek dengan klien yang belum memiliki pengetahuan tentang apa yang diperlukan dari hasil akhir nantinya. Karena dengan menggunakan pendekatan XP, seorang project manager nantinya bisa melakukan percobaan dan juga memberikan feedback pada kliennya.
Pendekatan APF ini juga sangat sesuai untuk mengerjakan suatu proyek yang lebih berbasis teknologi dan informasi yang memang di dalamnya memerlukan tingkat fleksibilitas serta adaptasi yang tinggi.
Point-point yang perlu diperhatikan dalam menyusun schedule management:
Contoh Schedule Management pada Proyek Liquid Handling System PT. Stechoq Robotika Indonesia
Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.
Sebelum membahas tentang Project Cost Management, kita harus mengerti dulu apa pengertian dari cost itu sendiri. Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Sedangkan Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.
Agar Cost Management dalam Project Management berjalan efektif, seorang project manager harus memastikan bahwa ia mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan. Hal ini supaya ia bisa membuat perencanaan atau cost management plan yang matang untuk proyek yang akan dikerjakannya. Lalu, informasi apa saja yang dibutuhkan? Mengutip Wrike, berikut adalah beberapa elemen dari cost management plan yang biasa digunakan.
Project Cost Management mempunyai proses. Proses nya bias dilihat dari gambar dibawah ini
Project Cost Management Process
Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.
Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantauan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.
Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.
Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek.
Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.
Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.
Merupakan suatu proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.
Contoh RAB dalam Bill of Material Produk Ventilator Indonesia PT. Stechoq Robotika Indonesia
Kurva S sendiri adalah sebuah jadwal pelaksanaan pekerjaan yang disajikan dalam bentuk grafis yang dapat memberikan bermacam ukuran kemajuan pekerjaan pada sumbu tegak dikaitkan dengan satuan waktu pada sumbu mendatar.
Kurva S ini dapat dipakai untuk pengujian ekonomi dan mengatur pembebanan sumber daya serta alokasinya, menguji perpaduan kegiatan terhadap rencana kerja, pembandingan kinerja aktual target rencana atau anggaran biaya untuk keperluan evaluasi dan analisis penyimpangan. Kriteria kemajuan pekerjaan ditampilkan dalam bentuk persentase kumulatif bobot prestasi pelaksanaan atau produksi, nilai uang yang dibelanjakan, jumlah kuantitas atau volume pekerjaan, kebutuhan berbagai sumber daya dan masih banyak lagi ukuran lainnya.
Kurva S bisa digunakan sebagai indikator terlambat tidaknya suatu proyek pekerjaan. Perencanaan melalui pembuatan jadwal pelaksanaan proyek kontruksi berfungsi sebagai alat kontrol dalam pelaksanaan proyek di lapangan agar memudahkan dalam pengawasan dan pengaturan tenaga kerja di lapangan, khususnya dalam hal pengawasan produktivitas tenaga kerja.
Grafik Kurva S
Penyebab membentuk huruf S di dalam kurva S dikarenakan kegiatan proyek berlangsung sebagai berikut:
Pertama-tama setiap pekerjaan harus ditentukan akan membutuhkan berapa banyak biaya, sebagai contoh dapat dilihat pada kasus dibawah ini:
Suatu pekerjaan pondasi dengan rincian harga sebagai berikut: