MODUL PENERAPAN AKUNTANSI PADA MANAGER IO

ILUSTRASI I - INPUT DATABASE BARU

Pada tanggal 1 Januari 2022, berdirilah sebuah usaha bisnis Kaze Technics yang merupakan bisnis dibidang jasa pembuatan software yang beralamatkan di Jl Durian Runtuh No 15, Yogyakarta.

Buka aplikasi Manager IO, klik Add New Business, dan pilih Create New Business. 

Isilah nama bisnis Kaze Technics dan klik Add Business.

Selanjutnya, pilih Customize untuk memilih beberapa fitur aplikasi yang akan digunakan.

ILUSTRASI II - INPUT PENYETORAN MODAL AWAL

Pada tanggal 01 Januari 2022 juga, pemilik melakukan penyetoran modal sebesar Rp 50.000.000 secara tunai disetorkan ke rekening Bank BCA 1234567891 a.n Kaze Technics.

Klik Bank and Cash Accounts.

Lalu kemudian klik New Bank Account.

Isilah nama bank sesuai dengan rekening yaitu Bank BCA, lalu isikan Rp 50.000.000 pada kolom Starting Balance sebagai saldo awal penyetoran dari pemilik. Setelah selesai, klik Create untuk menyimpan.

Lalu akan muncul tampilan daftar seperti gambar dibawah ini. Pilih Summary untuk meilhat hasil yang terjadi setelah dilakukan setting pada Bank and Cash Accounts.

Setelah dilakukan setting pada Bank and Cash Accounts dan pengisian Starting Balance sebagai penyetoran modal awal sejumlah uang Rp 50.000.000, kita dapat melihat bahwa pada hasil Summary terdapat Assets berjumlah 50.000.000 yang bersumber dari Cash at Bank dan Equity berjumlah 50.000.000 yang bersumber dari Retained Earnings. Hal ini telah sesuai dengan rumus akuntansi pada laporan neraca (balance sheet) yaitu Assets = Liabilities + Equity.

Pada tanggal 02 Januari 2022, pemilik melakukan hiring karyawan untuk membantu proses bisnisnya dengan nama-nama sebagai berikut:

Klik Employees untuk menambahkan data karyawan.

Lalu klik New Employee.

Lalu isilah data karyawan sesuai dengan daftar diatas. Jika telah selesai mengisi dan akan melakukan pengisian kembali, pilih Create & add another. Apabila pengisian data karyawan telah selesai seluruhnya, maka pilih Create.

Pada tanggal 02 Januari 2022, pemilik melakukan pembelian secara tunai (langsung dibayar) ke PT  Bayern Munchen sejumlah peralatan elektronik yang akan digunakan untuk bekerja 2 buah 2022 Lenovo Ideapad 3i 14.0 FHD Laptop dengan harga per unitnya Rp 7.000.000 dan 1 buah HP OfficeJet Pro 6978 dengan harga per unitnya Rp 3.000.000.

Sebelum menambahkan database nama barang, masuk ke menu Settings.

Pilih Chart of Accounts.

Kemudian pilih New Accounts.

Isilah nama dengan Asset Depreciation dan memilih Expenses sebagai kategori dalam kolom Profit and Loss Statement agar dapat menjadi beban pada laporan keuangan laba/rugi, serta memilih kategori Investing activities pada kolom Cash Flow Statement. Setelah selesai mengisi, pilih Create untuk menyimpan akun tersebut.

Gambar dibawah ini menunjukan bahwa pada pos laba rugi Expense sudah terdapat akun tambahan yaitu Asset Depreciation. 

Selanjutnya klik Fixed Asset untuk menambahkan database barang yang akan dibeli pada ilustrasi yang telah disediakan.

Isilah kolom item name sesuai dengan nama barang, lalu pilih custom depreciation expense account dengan Asset Depreciation. Untuk menambahkan data lain, klik Create & add another.

Lakukan hal yang sama untuk pengisian database barang yang kedua. Jika sudah selesai anda dapat klik Create untuk menyimpan database tersebut.

Terlihat bahwa kedua barang tersebut telah tersajikan pada database Fixed Assets. Selanjutnya, klik Purchase Invoice untuk melanjutkan proses transaksi pembelian.

Langkah pertama, pilih tanggal Purchase Invoice sesuai dengan transaksi yang terjadi.

Selanjutnya, pilih nama supplier yaitu PT Bayern Munchen.

Pilih database barang sesuai dengan ilustrasi pada kolom Fixed Assets dan isikan kolom Qty dan Unit Price sesuai dengan ilustrasi transaksi.

Klik Add line untuk menambahkan baris pada formulir Purchase Invoice (dipergunakan untuk menambahkan database barang pada formulir).

Berdasarkan ilustrasi diatas bahwa sistem pembayaran ini dilakukan secara tunai. Oleh karena itu, Purchase Invoice ini wajib langsung dilakukan pembayaran dengan cara klik New Payment.

Lalu akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Sebelum melakukan pembayaran, klik Date sesuai dengan tanggal pembayaran transaksi.

Tuliskan deskripsi dengan Pembayaran agar memudahkan dalam melihat arus kas. Klik Create untuk menyimpan database pembayaran.

Pada tanggal 03 Januari 2022, membuat Sales Quotation dengan rincian sebagai berikut:

Term of Payment : 50% in advance, 50% final payment

Quotation Expiration : 14 days after quotation declared

Langkah pertama, klik Customer untuk membuat database pelanggan.

Pilih New Customer.

Lengkapi nama hingga alamat pelanggan sesuai dengan data yang tersedia, lalu pilih Create untuk menyimpan.

Untuk melanjutkan pembuatan Sales Quotation, klik Sales Quotes.

Kemudian pilih New Sales Quote.

Pilih tanggal Sales Quotes sesuai dengan ilustrasi transaksi. Isikan kolom Expiry date sebanyak 14 sesuai dengan ilustrasi (Quotation Expiration).

Klik kolom Customer dan pilih nama pelanggan sesuai dengan ilustrasi yaitu AZ Motor.

Isikan kolom Description yang pertama sebagai keterangan pada Sales Quotation, dan kolom Description yang kedua sebagai keterangan item pada Saels Quotation. Tidak lupa untuk mengisi kolom Qty dan Unit Price sesuai dengan ilustrasi transaksi.

Setelah formulir Sales Quotation sudah lengkap sesuai dengan ilustrasi transaksi, pilih Create untuk menyimpan.

Setelah menyimpan Sales Quotation, gambar dibawah ini menunjukan hasil dari Sales Quotation.

Pada tanggal 04 Januari 2022, menerima Sales Order atas Sales Quotation yang telah dibuat kepada AZ Motor. 

Klik database Sales Quotes.

Pada tanggal 07 Januari 2022, menerima tagihan atas jasa konsultasi akuntansi dari Firma Faishal Budiman dan Rekan dengan nomor invoice INV001/FB/2022 dengan maksimal pembayaran 14 hari setelah terbit invoice sebesar Rp 2.000.000 dibayar secara tunai.

Pilih database Supplier.

Pastikan pada pilih Net kolom Due date.

Isikan 14 pada kolom days dan nomor invoice pada kolom Reference. Lalu pilih kolom Supplier Firma Faishal Budiman dan Rekan.

Isikan kolom Description sesuai dengan ilustrasi transaksi dan pilih Accounting fees pada kolom Account.

Sesuaikan kolom Qty dan Unit Price dengan ilustrasi transaksi. Jika sudah benar, klik Create untuk menyimpan.

Setelah disimpan, klik New Payment untuk melakukan pembayaran.

Pada formulir Payment, pilih tanggal pembayaran sesuai dengan ilustrasi transaksi.

Pilih kolom Paid from dengan menggunakan rekening bank yang dimiliki.

Pastikan Status terisi Cleared dan pilih tanggal dibayarnya Purchase Invoice.

Isi kolom Description sesuai dengan ilustrasi transaksi dan klik Create untuk menyimpan.

Pembayaran atas invoice yang diterbitkan dari Firma Faishal Budiman & Rekan telah berhasil.

ILUSTRASI VIII - INPUT SALES INVOICE

Pada tanggal 10 Januari 2022, membuat Sales Invoice yang ditujukan kepada AZ Motor atas Sales Order yang diterima. Hal ini bertujuan untuk menagih sejumlah pembayaran yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Buka database Sales Order.

Pilih View.

Pilih Copy to, lalu pilih New Sales Invoice.

Pastikan tanggal invoice pada kolom Issue date sesuai dengan ilustrasi, Net pada kolom Due date, 14 pada kolom days, dan centang kotak pada kolom Reference.

Jangan lupa untuk isikan Description dengan “Penagihan Jasa Pembuatan Software ERP”.

Pilih Sales pada kolom Account.

Centang kolom Line description agar muncul keterangan penjualan Jasa Pembuatan Software ERP.

Setelah semua sudah dipastikan benar, klik Create untuk menyimpan database.

Gambar dibawah ini merupakan Sales Invoice yang telah terbit untuk ditujukan kepada AZ Motor.

Pada tanggal 10 Januari 2022, AZ Motor melakukan pembayaran dimuka 100% atas Sales Invoice “1” diterima melalui Bank BCA.

Klik New Receipt.

Isikan kolom Date pada tanggal 10 Januari 2022, Received in terisi Bank BCA, Status telah Cleared pada tanggal 10 Januari 2022, dan Description telah terisi keterangan “Payment Sales Invoice”. Jika seluruhnya sudah benar, klik Create untuk menyimpan.

Gambar dibawah ini menunjukan bahwa Sales Invoice telah dibayar 100% oleh pelanggan.

Pada tanggal 21 Januari 2022, Kaze Technics telah menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh AZ Motor. Setelah menyelesaikan pekerjaan tersebut, pemilik menyusun data penggajian karyawan dengan rincian sebagai berikut:

Langkah pertama buka database Settings.

Pilih Chart of Accounts.

Klik New Account.

Isilah nama akun dengan “Labor Expense”, klasifikasikan kedalam “Expense”, dan “Operating activities”. Klik Create untuk menyimpan.

Buka database Payslip items untuk menambahkan akun yang telah dibuat terhubung dengan slip gaji (payslip).

Klik New Payslip Item.

Lengkapi nama item dan pilih kolom Expense account dengan “Labor Expense”, lalu Create untuk menyimpan.

Selanjutnya buka database Payslips.

Pilih New Payslip.

Isi tanggal penyusunan penggajian pada kolom Date sesuai dengan ilustrasi. Lalu tuliskan “Payroll” pada kolom Description. Pilih karyawan yang akan digaji pada kolom Employee.

Setelahnya, isikan Units dan Unit Price sesuai dengan ilustrasi transaksi, lalu klik Create & add another untuk membuat penyusunan penggajian karyawan lainnya. Apabila telah sampai pada penyusunan terakhir, maka cukup pilih Create untuk menyimpan database.

Pada tanggal 29 Januari 2022, pemilik menerima tagihan klaim (Reimbursement) dengan rincian sebagai berikut:

Yang pertama, buka database Expense Claim.

Pilih New Expense Claim.

Lengkapi kolom Date sesuai dengan tanggal nota, kolom Reference sesuai dengan nomor nota, Paid by sesuai dengan karyawan yang mengajukan, Payee sesuai dengan tempat dimana proses pembeliannya, Description sesuai dengan ilustrasi transaksi. Sedangkan kolom Account diisi sesuai dengan transaksi (e.g Administrasi diisi dengan Printing and stationary, Description diisi dengan isi nota, Qty dan Unit Price diisi dengan nominal yang diajukan.

Tidak lupa untuk mencentang Line Description agar dapat menampilkan kolom Description disebelah kolom Account. Lakukan hingga selesai dengan pilih tombol Create & add another. Namun apabila sudah selesai, pilih Create untuk menyimpan database.

Lakukan hingga ilustrasi transaksi diatas terinput semua seperti gambar dibawah ini.

Pada tanggal 31 Januari 2022, pemilik melakukan pencairan gaji bulan Januari 2022.

Buka database Payslip.

Klik View pada salah satu payslip.

Klik New Payment.

Isikan kolom-kolom berkotak merah, lalu klik Add line untuk menambahkan data payslip.

Pilih pada kolom Accounts akun yang bernama Employee clearing account.

Pilih karyawan selanjutnya.

Lalu isikan Unit Price sesuai dengan gaji yang akan ditransfer atau dibayar, lalu pilih Create untuk menyimpan database pembayaran.

Proses pembayaran gaji telah selesai dan berikut ini merupakan gambar database pembayaran gaji yang disimpan pada aplikasi.