Skip to main content

Day 1 - General Affair

View

General Affair

Segala semua urusan yang berkaitan pada kepentingan tentang perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun langkah ke depannya. kepastian tersebut harus dapat dibuktikan dengan adanya sebuah dokumen maupun kenyataan, dengan mempunyai divisi khusus yang disebut sebagai General Affair (GA).

 Inilah yang akan menjadi latar belakang dalam General Affair yang nantinya akan mengatur segala urusan dalam melaksankaan operasional dari kantor baik yang secara rutin maupun yang tidak dapat dipastikan. menjadi tugas dan tanggung jawab serta memiliki fungsi dari divisi tersebut.

Jika kamu belum dapat untuk memahami tentang General Affair, maka saya akan memberi kamu penjelasan dengan lengkap dalam sebuah General Affair. agar jika nanti kamu akan bekerja dengan menenempati posisi General Affair, maka kamu sudah dapat mengerti apa saja yang harus kamu lakukan dalam melakukan tugas dan yang tidak harus di lakukan dalam pekerjaan sebagai General Affair, simak artikel ini secara seksama.

Pengertian General Affair

General affair atau yang dikenal dengan istilah divisi secara umum merupakan supporting unit yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan untuk mengatur berbagai hal dalam sebuah keperluan dari instansinya baik instansi pemerintah maupun instansi secara swasta. General affair dapat bertugas melakukan terhadap pelayanan kepada seluruh unit kerja di dalam perusahaaan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan dalam pelayanan rutin perusahaan.

Keberadaan divisi secara garis besar pada setiap perusahaan yang berbeda-beda. Ada yang bertugas sebagai di bawah HRD dan ada yang bertugas dengan sendiri. banyak terdapat pada perusahaan yang menggabungkan antara general affair dengan staff atau divisi HRD. Hal ini dikarenakan pada tugas dan fungsinya memang tidak terlalu jauh.

Ruang lingkup general affair juga sangat beragam, pada umumnya mereka mengurus pada fasilitas yang berkaitan dengan keamanan gedung kantor, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, perizinan kantor, kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, perundang-undangan kantor, gangguan kantor, permasalahan ketenagakerjaan dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan sebuah tanggung jawab kepada perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti pada program community development atau corporate social responsibility dalam melakukan sebuah tugas kepada perusahaan.

Peran General Affair

General affair berperan, dalam melakukan sebuah tugas serta mempunyai sebuah wewenang dan tanggung jawab yang sangat vital. Untuk itu, dapat diperlukannya manajemen yang baik dan tepat untuk dapat mengaturnya supaya tidak timbul sebuah masalah ketika sedang menjalankan tugas dengan unit kerja pihak lain.

General affair atau divisi umum pada sebuah perusahaan sangat berpengaruh dalam mengadakan sebuah persediaan kebutuhan alat kantor seperti alat tulis, alat kebersihan dan berbagai alat kantor lainnya. Sedangkan pada layanan yang diberikan kepada divisi umum yaitu akan mengurusi segala persediaan dalam rumah tangga kantor yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kepada karyawan sehingga dapat mempengaruhi customer menjadi lebih baik dan lebih efektif.

Apabila customer merasa puas dan nyaman pada pelayanan yang telah kita berikan oleh general affair maka keuntungan untuk perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari hasil kerja yang dilakukan oleh general affair tersebut, baik keuntungan dalam memperoleh laba maupun penyebaran sebuah informasi baik dan bermutu.

Klasifikasi General Affair

Untuk menjadi seorang general affair maka ada klasifikasi yang harus kamu penuhi antara lain sebagai berikut:

  • Siap bekerja dengan tim maupun bekerja secara secara individu
  • Untuk menjadi seorang general affair dengan seseorang dapat diharapkan secara penuh untuk dapat bekerja denan baik secara tim maupun individu.
  • Untuk itu, seorang general affair harus dapat selalu siap bila akan ada sebuah tugas yang telah ditugaskan dalam bekerja secara tim maupun secara individu.

Standar pendidikan

Untuk menjadi seorang general affair maka ada standar pendidikan yang harus kamu penuhi adalah antara lain adalah sebagai berikut ini :

  • Mempunyai pendidikan minimal D3 dan S1. sehingga, pada background pendidikan kamu yang tepat masih dipertanyakan dalam sebuah pendidikan yang kamu tempuh.
  • Pada umumnya background berupa pendidikan dari seorang general affair adalah seseorang yang merupakan lulusan dari perguruan tinggi.
  • Pendidikan ekonomi dan bisnis. Untuk itu, jika kamu ingin menjadi sebagai general affair maka pastikan kamu haru dapat menguasai lata belakang pendidikan tersebut.
  • Terbiasa dengan tugas administrasi dan manajemen

Menjadi seorang general affair haruslah biasa dan terbiasa dengan suatu bidang administrasi dan manajemen. Tidak dipungkiri jika perusahaan seringkali menjadikan istilah tersebut dalam mencari karyawan. Hal ini dikarenakan kegiatan ini sangat membutuhkan dan pengalaman dalam kemampuan yang lebih baik.

Memahami SOP General Affair

Selain berupa pendidikan dan terbiasa dengan sebuah administrasi dan manajemen, seorang general affair harus dapat menguasai SOP (standar operasional perusahaan) dan alur kerja dalam perusahaan tersebut. Jika terjadi adanya sebuah pelanggaran maka seorang general affair harus dapat menerima konsekuensinya termasuk mendapat sebuah kompensasi dari HRD yang bertugas di perusahaan tersebut.

General affair mempunyai banyak tugas serta tanggung jawab akan tetapi pada sebuah kenyataannya menjadi General affair seorang tidaklah  terlalu sulit. kan tetapi perlu perlu kamu pahami bahwa tanggung jawab dari seorang general affair  sudah cukup besar dan dapat mempengaruhi pada sebuah kemajuan dalam melakukan bisnis sehingga perusahaan haruslah fapat mencari seorang dngan bagian general affair yang tepat dan kompetitif yang baik.

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Pada sebuah divisi atau bagian dalam perusahaan yang mebgatur segala urusan tentang keperluan  secara rutin dan datang secara tiba-tiba dalam perusahaan adalah General Affair (GA). General Affair sebenarnya lebih berfokus pada memperoleh sebuah pelayanan kepada seluruh unit pada bagian  perusahaan demi kemajuan kerja untuk perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.

Biasanya, GA mempunyai beberapa fokus pada  pelayanan yaitu aset dan berupa pembelian yang dimana keduanya merangkum pengaturan serta pemesanan melalui vendor yang telah terpercaya. Berikut ini akan saya jelaskan dengan lebih lanjut mengenai tugas serta tanggung jawab General Affair di dalam perusahaan :

  1. Membeli Kebutuhan Perusahaan
    Barang atau aset yang ada di dalam perusahaan tidak semuanya bersifat tetap, seperti contohnya pada sebuah printer atau Personal Computer (PC). Hal ini menjadi tanggung jawab dari General Affair dalam melaksanakan sebuah pembelian untuk pengadaan barang yang kan di beli. Tentunya tidak dapat dilakukan asal beli barang begitu saja karena seorang General Affair juga harus dapat mnegetahui dalam perbandingan harga sebelum melakukan dalam pembelian.
    Tujuan pada pemesanan ini salah satunya tentu saja agar perusahaan dapat menekan cost pada pengeluaran aset. Semakin rendah nilai pengeluaran yang dikeluarkan kepada perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan kinerja divisi General Affair di perusahaan tersebut bekerja dengan sangat baik.
  2. Melakukan Pembelian Secara Rutin
    Untuk membeli aset keperluan perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, ataupun barang aset yang lainnya yang memfasilitasi dalam melaksanakan operasional  pada perusahaan, General Affair juga dapat bertugas melakukan sebagai pembelian secara rutin. dalam pembelian secaa rutin ini dapat meliputi pada kebutuhan bulanan seperti air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer dan lain sebagainya.
  3. Melakukan Pembayaran Rutin
    Pembayaran rutin yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk pembayaran berupa listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), dan beberapa pembayaran rutin lainnya. Untuk poin ketiga ini, seorang General Affair biasanya dapat melaksanakan secara estimasi cost yang sudah terhitung dengan valid karena pembayaran secara rutin yang baerkaitan dengan perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan pada sebelumnya. pembayaran secara rutin ini juga dapat dilakukan dengan secara otomatis melalui sebuah sistem karena pembayarannya sudah di paastikan dan terintegrasi dengan sistem pada perusahaan.
  4. Tenaga Kerja Harian
    Tidak seperti karyawan pada umumnya yang bekerja dengan sepenuhnya yang mendapat gaji tetap pada setiap bulan, pekerja harian tidak lepas, akanmenjadi sebauah tanggung jawab General Affair. Divisi General Affair mempunyai kepercayaan dalam menentukan dengan besaran pada upah para pekerja lepas pada harian dangat jauh dengan gaji karyawan. Untuk menjadi tanggung jawab general affair karena gaji karyawan lepas ikut termasuk dalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya untuk kebutuhan sumber daya manusia.
  5. Pemeliharaan Aset
    Selain melaksanakan pada proses pembelian barang, divisi General Affair serta bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka beli. dikarenakan supaya para user atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangaan untuk dapat menggunakannya. Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling sadis ketika kamu menemui karyawan tidak menjaga aset perusahaan adalah divisi General Affair karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.
  6. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
    Divisi General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitupun ketika kantor atau perusahaan akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak dapat dilakukan secara asal-asalan atau instan. Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
Fungsi General Affair
Setelah kita telah membahas mengenai tugas dan tanggungjawab dengan aset yang telah dimiliki oleh divisi general affair, selanjutnya kita dapat membahas tentang sebuah fungsinya, fungsi dapat kalian pelajari jika kamu beum begitu paham tentang General Affair, maka fungsi dari General Affair adalah sebagai berikut :

  1. Fungsi Pemeliharaan
    Fungsi pertama yang dimiliki oleh seorang General Affair adalah mengadakan suatu penilaian terhadap sebuah kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan sebuah anggaran. Sebaiknya General Affair dapat memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan pada produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan terhadap pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.
  2. Fungsi Perawatan
    sebuah departemen General Affair juga mempunyai fungsi perawatan perawatan yang menjadi tanggung jawab General Affair ini ada beberapa aspek dan kamu harus dapat mengerti aspek dalam perwatan di antaranya: Aspek yang tercakup meliputi isi gedung  kantor  seperti kebersihan, tampilan luar, lingkungan kantor  Aspek ini sangat penting lain dari tugas seorang General Affair adalah menjalin suatu hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat ikatan kontrak kerja, memastikan pada semua pembayaran  dengan tepat waktu.
  3. Menyelenggarakan Survey Kepuasan
    Sebagai departemen yang cukup aktif melayani internal pada perusahaan, General Affair juga mengadakan sebuah survei tentang kepuasan dalam sebuah pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja di dalam perusahaan. Survei ini dijalankan dalam rangka untuk peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang telah diberikan.
  4. Menyiapkan Laporan Berkala
    Fungsi penting pada umumnya adalah mempersiapkan sebuah laporan berkala untuk suatu keperluan pada rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.
  5. Membantu Perizinan
    Divisi General Affair pada sebuah perusahaan juga dapat membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. sehingga dapat berfungsi untuk menjalin suatu hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.

Keahlian Untuk Menjadi General Affair

Jika kamu bekerja dan ingin menjadi General Affair maka ada pengetahuan yang harus kamu pahami dan pelajari dalam keahlian yang di perlukan oleh General Affair adalah sebagai berikut ini :

  • Pengetahuan dalam bidang administrasi bisnis.
  • Pengetahuan dalam bidang manajemen bisnis.
  • Kemampuan untuk melakukan arsip dan penyimpanan.
  • Kemampuan menguasai komputer dan elektronik.
  • Keahlian layanan dan komunikasi suatu organisasi.
  • Kemampuan dalam penguasaan bahasa asing. 

Jenjang Karir Seorang General Affair

Bekerja menjadi seorang general affair dinilai mempunyai jenjang karir yang cukup baik karena pada setiap posisi dan jabatan mempunyai sebuah penghasilan yang tidak sama. dalam jenjang karir general affair adalah:

  • Staff general affair adalah dengan jenjang awal karir sebagai general affair. Deskripsi kerjanya hanya pada mengerjakan satu unit tugas saja dengan target yang lebih sedikit.
  • Supervisor general affair : Merupakan pada bagian jenjang kedua sebagai general affair yang mempunyai unit tugas lebih banyak dibandingkan dengan staff lainnya.
  • Manager general affair adalah manajer yang bekerja untuk membuat konsep dalam pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staff lain.
  • Head of general affair adalah sebagai posisi tertinggi dari general affair yang merupakan dari kepala bagian dan bertugas untuk mengkoordinasikan suatu pekerjaan serta membuat dalam laporan perusahaan dengan pimpinan maupun dengan bagian lainnya.

Jobdesk Utama General Affair

Pekerjaan sebagai General Affair memiliki beberapa tugas dalampekerjaan dan saya akan memberikan apa saja tugas yang harus dilakukan oleh seorang general affair, antara lain sebagai berikut :

  • Sebagai perwakilan dari sebuah perusahaan untuk menjalin suatu hubungan yang baik dengan berbagai pihak secara eksternal seperti pihak Pemda, kecamatan, kepolisian, PLN, telkom dan lain sebagainya.
  • General Affair akan bertugas untuk memenuhi semua kebutuhan secraa operasional pada internal di dalam perusahaan guna untuk menunjang pada kelancaran pekerjaan dari setiap divisi seperti penyediaan ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan, perawatan mesin fotocopy, perawatan AC dan lain sebagainya.
  • General affair harus menjaga, serta mendata dan merawat seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan atau yang disewa oleh perusahaan.
  • General affair juga bertugas mengurus semua dokumen untuk kepentingan internal perusahaan seperti perizinan perusahaan dan karyawan lainnya.
  • General affair bertugas melakukan pengelolaan dan pengawasan aktivitas staff divisi seperti security, office boy, customer service dan lain-lain baik dalam hal absen, izin tidak masuk, cuti dan lain-lain.
  • General Affair bertugas untuk mengelola gudang serta fasilitas kantor seperti tempat ibadah, toilet, ruang meeting, ruang penyimpanan dan lain sebagainya.
  • General affair juga bertugas untuk membuat suatu perencanaan berupa anggaran akan kebutuhan rutin pada kantor yang dibutuhkan.