Weekly Report

Control and Monitoring

• Monitoring merupakan sekumpulan prosedur dan praktek manajemen yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang kinerja yang dicapai proyek berdasarkan ukuran kinerjanya
• Controlling adalah adalah penataan sistem untuk mengukur laporan dan memperkirakan penyimpangan terhadap tujuan, anggaran dan jadwal proyek.

Monitoring dan Controling merupakan suatu tindakan yang saling timbal balik  jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.

Manfaat control and monitoring

1. Menginformasikan kepada stakeholder terkait kondisi proyek
2. Identifikasi performa proyek
3. Mengetahui action yang harus dilakukan terhadap isu kinerja / performa proyek
4. Mengevaluasi perubahan permintaan kebutuhan proyek dari klien

Weekly Report

Laporan mingguan adalah laporan yang berisi tentang pelaporan progress atau bobot pekerjaan (realisasi pekerjaan) secara mingguan.

Weekly report dapat disajikan dalam bentuk power point dan excel. Power point berisi laporan progess selama seminggu. Isi dari weekly report meliputi:

• Volume RAB dan bobot masing-masing item pekerjaan
• Volume kumulatif progress yang sudah diselesaikan pada minggu sebelumnya, minggu ini dan totalnya (dalam persen)
• Bobot dalam persen di masing-masing item pekerjaan (minggu lalu, minggu ini dan total) 
• Kendala apa saja yang dialami dalam pelaksanaan pekerjaan
• Next step, berisi solusi dari kendala-kendala yang dialami atau proses selanjutnya yang akan dilakukan pada minggu depan

Kemudian file excel yang berisi timeline progress per activity secara general dan timeline mingguan yang man power planning selama seminggu. Berikut merupakan contoh timeline mingguan:

• Activity secara detail yang akan dikerjakan selama seminggu kedepan
• Setiap activity memiliki PIC yang bertanggung jawab
• Setiap activity memiliki bobot jam dan nama man power yang terlibat yang ditentukan oleh project manager
• Terdapat kolom plan vs actual agar dapat ditrack apakah aktivitas tersebut terlaksana atau tidak

Earned Value Management

Earned Value Management (EVM)

Earned value management adalah sebuah sistem yang diterapkan untuk mengevaluasi kinerja keseluruhan project management. Sistem ini dianggap sebagai strategi yang paling efektif untuk mengevaluasi kualitas proyek karena memberikan konsep penilaian yang cukup lengkap. Selain itu, EVM adalah sebuah metode yang cocok digunakan untuk semua jenis proyek.

Earned value management adalah sebuah sistem yang dibentuk berdasarkan tiga prinsip penting, yakni planned value, earned value, dan actual cost. Prinsip-prinsip ini sifatnya saling berkaitan, maka dari itu, proses kerja EVM adalah untuk menilai semua aspek secara bersamaan, bukan terpisah. Mungkin, menurut beberapa karyawan prinsip dalam metode EVM terlihat terlalu lugas. Namun, sebenarnya prinsip-prinsip inilah yang mendasari kesuksesan sebuah proyek.

Earned Value Management meliputi perhitungan terhadap 3 nilai untuk setiap aktifitas atau summary aktifitas dari WBS proyek:

Cara menghitung EVM

• Cost Variance (CV)

Cost variance merupakan selisih antara nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan paket-paket pekerjaan dengan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Cost variance positif menunjukkan bahwa nilai paket-paket pekerjaan yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mengerjakan paket-paket pekerjaan tersebut. sebaliknya nilai negatif menunjukkan bahwa nilai paket-paket pekerjaan yang diselesaikan lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang sudah dikeluarkan. Rumus untuk Cost Variance adalah :

CV = EV – AC

• Cost Performance Index (CPI)

Faktor efisiensi biaya yang telah dikeluarkan dapat diperlihatkan dengan membandingkan nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (EV) dengan biaya yang telah dikeluarkan dalam periode yang sama (AC). Rumus untuk CPI adalah :

CPI = EV / AC

Nilai CPI ini menunjukkan bobot nilai yang diperoleh (relatif terhadap nilai proyek keseluruhan) terhadap biaya yang dikeluarkan. CPI kurang dari 1 menunjukkan kinerja biaya yang buruk, karena biaya yang dikeluarkan (AC) lebih besar dibandingkan dengan nilai yang didapat (EV) atau dengan kata lain terjadi pemborosan.

• Schedule Variance (SV)

Schedule variance digunakan untuk menghitung penyimpangan antara PV dengan EV. Nilai positif menunjukkan bahwa paket-paket pekerjaan proyek yang terlaksana lebih banyak dibanding rencana. Sebaliknya nilai negatif menunjukkan kinerja pekerjaan yang buruk karena paket-paket pekerjaan yang terlaksana lebih sedikit dari jadwal yang direncanakan. Rumus untuk Schedule Variance adalah:

SV = EV – PV

• Schedule Performance Index (SPI)

Faktor efisiensi kinerja dalam menyelesaikan pekerjaan dapat diperlihatkan oleh perbandingan antara nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (EV) dengan rencana pengeluaran biaya yang dikeluarkan berdasar rencana pekerjaan (PV). Rumus untuk Schedule Performance Index adalah :

SPI = EV / PV

Nilai SPI menunjukkan seberapa besar pekerjaan yang mampu diselesaikan (relatif terhadap proyek keseluruhan) terhadap satuan pekerjaan yang direncanakan. Nilai SPI kurang dari 1 menunjukkan bahwa kinerja pekerjaan tidak sesuai dengan yang diharapkan karena tidak mampu mencapai target pekerjaan yang sudah direncanakan.

• Prediksi Biaya Penyelesaian Akhir Proyek/Estimate at Completion (EAC)

Pentingnya menghitung CPI dan SPI adalah untuk memprediksi secara statistik biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Ada banyak metode dalam memprediksi biaya penyelesaian proyek (EAC). Namun perhitungan EAC dengan SPI dan CPI lebih mudah dan cepat penggunaannya. Ada beberapa rumus perhitungan EAC, salah satunya adalah sebagai berikut :

EAC = AC + ((BAC – EV) / (CPI x SPI))

atau bisa dengan rumus

EAC = BAC / CPI

Perhitungan EAC merupakan penjumlahan biaya aktual yang sudah dikeluarkan dan sisa biaya yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Sisa biaya yang akan dibutuhkan diprediksi secara statistik dengan memperhitungkan efektifitas penggunaan biaya (CPI) dan kinerja pekerjaan terhadap rencana (SPI). Dari nilai EAC dapat diperoleh perkiraan selisih antara biaya rencana penyelesaian proyek (BAC) dengan biaya penyelesaian proyek berdasarkan kinerja pekerjaan yang telah dicapai (EAC) atau yang disebut variance at completion (VAC).

VAC = BAC – EAC

Indikator CPI dan SPI lebih sering digunakan untuk penilaian kinerja proyek dibanding SV dan CV. Nilai CPI dan SPI merupakan bobot nilai yang tidak memiliki dimensi sehingga dapat dilakukan perbandingan antara kinerja proyek satu dengan lainnya. Selain itu nilai SPI dan CPI memberikan perbandingan relatif terhadap PV atau Performance Measurement Baseline (PMB) yang menjadi dasar penilaian status proyek dari segi biaya dan waktu

Berikut keterangan dari hasil diatas yang dapat merepresentasikan jalannya sebuah proyek

Contoh soal:

Jawaban

Sehingga menghasilkan kurva seperti di bawah ini

Pendekatan yang digunakan membantu tim manajemen untuk mendapatkan visibilitas dan kendali yang lebih besar atas kegiatan proyek. Hal ini secara tidak langsung membantu tim manajemen proyek dalam menanggapi risiko merugikan sejak dini. EVM juga memungkinkan karyawan dan tim manajemen untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal proyek. Selain itu, EVM menjadi sistem terintegrasi yang dapat melancarkan komunikasi manajer proyek dengan karyawannya. Komunikasi yang lancar dapat meningkatkan kualitas proyek serta memungkinkan manajemen untuk meraih nilai akuntabilitas yang lebih dari cukup.