Quality Management

Quality Management atau Manajemen Mutu

Dilansir dari Investopedia, quality management atau manajemen mutu adalah tindakan yang dilakukan untuk menjaga tingkat kualitas yang diinginkan oleh perusahaan.

Tindakan ini mencakup rangkaian aktivitas lain seperti menentukan standar kualitas, peraturan yang diperlukan, dan aspek lain yang dapat menentukan kualitas produk atau jasa. 

Tujuan utamanya adalah untuk jangka panjang, agar customer loyalty stabil atau bahkan terus meningkat.

Komponen Utama dalam Quality Management

• Quality Planning

Komponen utama dalam manajemen mutu adalah quality planning. Quality planning merupakan proses pembuatan standar kualitas dan cara mencapainya. Tanpa quality planning, tidak ada benchmark yang jelas, sehingga bisa saja kualitas yang dihasilkan berbeda-beda. Jadi, komponen ini adalah semacam tonggak atau pangkal utama yang harus dijalankan agar komponen lain dapat terlaksana dengan optimal. 

• Quality Improvement

Seperti namanya, quality improvement ditujukan memang untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa yang sedang diproduksi oleh perusahaan. Peningkatan kualitas berfokus pada proses produksi. Biasanya, peningkatan kualitas ini dijalankan di tengah-tengah produksi, agar proses lebih optimal dan produk yang dihasilkan bisa dipercaya kualitasnya.

• Quality Control

Komponen manajemen mutu yang selanjutnya adalah quality control. Quality control merupakan pengawasan proses guna menjaga kualitas produksi, agar sesuai dengan standar yang ditetapkan di awal. Perbedaannya dengan quality improvement adalah quality control lebih berfokus ke pengawasan proses produksi dan produk yang dihasilkan, bukan mengubah prosesnya.

• Quality Assurance

Quality assurance adalah tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa produk atau jasa sudah memenuhi standar yang ditentukan. Tujuannya adalah agar ketika dijalankan quality control, tidak terlalu banyak produk yang harus diperbaiki. Proses ini dapat membuat produksi lebih efisien baik dari segi waktu, tenaga, dan biaya.

Prinsip Manajemen Mutu

Terdapat beberapa prinsip dalam manajemen mutu atau manajemen kualitas.

Berikut adalah enam prinsipnya, disarikan dari Corporate Finance Institute.

1. Kepemimpinan

Mengapa kepemimpinan ada di dalam prinsip manajemen kualitas?

Kepemimpinan yang baik dapat menyamakan visi dan misi karyawannya, membuat mereka termotivasi, sehingga proses produksi dan kualitas produknya bisa terus terjaga.

2. Fokus pada pendekatan proses

Dengan melakukan pendekatan yang berfokus pada proses dalam manajemen mutu, kecemasan utama perusahaan adalah pada rangkaian proses yang ada.

Pendekatan ini menekankan bahwa proses yang efektif, dan efisien, nantinya akan membuahkan hasil yang optimal dan juga konsisten.

3. Terus melakukan perbaikan

Dengan menentukan objektif berupa standar kualitas pada tahap quality planning, perusahaan akan terus melakukan perbaikan agar objektif tersebut terpenuhi. 

Perbaikan yang dimaksud di sini tentu saja sifatnya fleksibel, mengikuti objektif awal dan juga bagaimana situasi pasar.

4. Mengambil keputusan berdasarkan data

Prinsip lain dalam menjalankan manajemen mutu adalah selalu mengambil keputusan berdasarkan data atau bukti yang ada. 

Hal ini sangat penting, karena perusahaan akan lebih mudah memahami sebab-akibat dari tiap langkah yang diambil dan mengantisipasi hal tidak terduga.

5. Fokus pada pelanggan

Prinsip manajemen mutu yang selanjutnya dan mungkin paling mendasar adalah perusahaan harus fokus pada pelanggan.

Mudahnya, perusahaan menggunakan strategi customer oriented.

Dalam strategi ini, apa pun yang perusahaan lakukan fokus utamanya adalah pelanggan mereka sendiri. 

Jadi, ketika proses produksi optimal dan kualitas hasilnya sesuai standar, pelanggan jadi senang dan ada kemungkinan mereka akan terus membeli.

6. Manajemen hubungan

Terakhir adalah manajemen hubungan. Dalam manajemen hubungan, perusahaan harus menjaga hubungan baik antara supplier dan juga retailer. Hal ini dikarenakan kedua pihak tersebut berperan penting dalam proses produksi perusahaan atau bisnis.

Manfaatnya bagi Perusahaan

Dari penjelasan mengenai prinsip dan komponennya saja, mungkin kamu sudah paham mengenai manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan. Meskipun begitu, Glints akan menyimpulkannya agar kamu jadi lebih paham. Manfaat utama menggunakan manajemen mutu adalah perusahaan dapat mencapai konsistensi dalam seluruh proses produksi, sehingga kualitas hasilnya juga konsisten. Dengan menggunakan quality management atau manajemen mutu, perusahaan dapat menggunakan seluruh sumber dayanya secara lebih efisien dan optimal. Hal ini tentu saja dikarenakan ada sistem yang memastikan standar kualitas tetap terjaga secara konsisten.

Project Closure

Tahapan manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan proyek. Di tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku kepentingan. Setelah produk atau hasil akhir disetujui, maka produk akan dirilis dan manajer proyek akan meninjau dan menyelesaikan dokumen-dokumen yang diperlukan. Manajer proyek dapat mengarsipkan dokumentasi proyek untuk digunakan lebih lanjut sebagai contoh pada proyek lain atau kebutuhan yang lain.

Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan konfirmasi dari semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan tim. Dengan demikian, maka tidak ada lagi permintaan perubahan di menit-menit terakhir. Manajer proyek juga akan secara resmi merilis sumber daya yang dipergunakan dalam pengerjaan proyek baik itu anggota tim, kontraktor eksternal, atau yang lain.

Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan tim dapat melakukan Post-Mortem untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan dengan baik serta mengidentifikasi kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan proyek tersebut. Hal ini diperlukan agar tim dapat melakukan perbaikan untuk proyek-proyek lain di masa depan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam project closure:

• Project closure merupakan akhir dari kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laoran tentang hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas proyek. 
• Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable proyek telah dipenuhi. Semua pekerjaan yang belum terselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan.
• Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai dalam bentuk dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran tim proyek.
• Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa:  
• Laporan pelaksanaan pekerjaan
• Laporan penyelesaian pekerjaan
• Berita acara penyelesaian pekerjaan
• Berita acara serah terima pekerjaan

Langkah-langkah yang harus dilakukan:

• Menyelesaikan proyek

Tugas akhir utama adalah memastikan proyek tersebut disetujui dan diterima oleh pelanggan. Kegiatan penutupan lainnya termasuk penutupan rekening, membayar tagihan, menemukan peluang baru untuk proyek staf, fasilitas penutupan, dan laporan akhir.

• Evaluasi Kinerja
• Evaluasi termasuk tim, tim individu anggota, dan kinerja manajer proyek.
• Vendor dan pelanggan dapat menyediakan eksternal memasukkan.
• Evaluasi pemain utama menyediakan.
• informasi penting untuk masa depan.

• Retrospektif

Retrospektif dari pelajaran yang dipetik dirancang untuk meningkatkan kinerja saat ini dan masa depan proyek. Saat ini, sebagian besar retrospektif adalah tanggung jawab fasilitator independen. Itu fasilitator juga memberikan masukan utama untuk penutupan laporan yang akan mencakup pelajaran.

Dokumen yang harus dikumpulkan:

• Project Charter
• VoC
• WBS
• Schedule Management
• Laporan Biaya Proyek
• Dokumentasi