Definisi Project Management

Project Management

Project management adalah istilah yang merujuk pada proses merencanakan dan mengeksekusi sebuah proyek yang disusun perusahaan demi mencapai goals yang sudah ditetapkan juga. 

Umumnya, tugas ini dihandle oleh seorang project manager. Di samping definisinya yang terkesan simple, proses manajemen ini terdiri dari rangkaian yang kompleks. Seorang manajer harus mampu melihat dan mengawasi stage hingga hal-hal detail proyek agar pengerjaannya bisa berhasil.

Project Manager

Project Manajer adalah adalah mereka yang diberikan tanggung jawab tinggi dan wajib mengantongi berbagai keahlian, seperti berkomunikasi, bernegosiasi, dan memiliki pengetahuan bisnis yang mumpuni.

Manajemen proyek:

• Membutuhkan ruang lingkup, waktu, biaya, risiko, dan kualitas
• Terdiri dari stakeholder yang memiliki kebutuhan dan tujuan
• Berisi persyaratan yang ditetapkan bersama

What is the difference between project and operation?

Project didefinisikan sebagai usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan output yang unik. Jadi jika ada suatu pekerjaan yang bersifat temporer, namun menghasilkan produk yang bersifat baru, bisa dipastikan pekerjaan itu adalah project. Sementara Operation didefinisikan sebagai usaha yang bersifat kontinu, berulang-ulang (repetitive process) dan mengikuti prosedur yang ada. Jenis pekerjaan ini umumnya banyak dilakukan di bidang pelayanan, baik dalam hal medis, perbankan, industri manufaktur, dan masih banyak lagi.

Project Framework atau Tahapan dalam Project Management

• Proses Initiating

Proses pertama yang harus dilakukan dalam project management adalah inisiasi proyek. Pada proses ini, terdapat banyak variabel yang harus ditentukan, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, memilih manajer proyek, risiko yang mungkin akan muncul, anggaran yang diperlukan, serta perkiraan timeline yang lebih besar.

Dari ke enam variabel di atas, yang paling penting adalah tujuan proyek, hal yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek. Kenapa? karena inti dari project management adalah memastikan seluruh proses yang dilakukan pada akhirnya nanti sesuai dengan tujuan awal. 

Kegiatan yang perlu dilakukan pada saat inisiasi proyek:

• Business case : Kasus bisnis membenarkan kebutuhan proyek, tujuan proyek, dan laba atas investasi.
• Feasibility study : Studi kelayakan membuktikan bahwa proyek dapat dilaksanakan dalam waktu dan biaya yang wajar.
• Project charter : Piagam proyek menyampaikan apa yang akan diberikan proyek.
• Assemble Project Team : Sumber daya diperlukan untuk menjalankan proyek apa pun. Sebelum jadwal proyek dapat dibuat, tim proyek harus dibuat. Ini termasuk membuat deskripsi pekerjaan, peran dan tanggung jawab. Semua informasi ini nantinya dapat dimasukkan ke dalam piagam tim.
• Set Up Project Management Office (PMO) : Kantor manajemen proyek biasanya merupakan ruang fisik yang disiapkan untuk manajer proyek dan staf pendukung. Jadi, infrastruktur untuk kantor manajemen proyek termasuk memiliki perangkat lunak manajemen proyek dan peralatan apa pun yang diperlukan.
• Kickoff meeting agenda : Tahap manajemen proyek ini berpuncak pada rapat kickoff proyek , di mana tim proyek dan pemangku kepentingan proyek disatukan untuk menyepakati tujuan dan sasaran proyek, ruang lingkup, dan garis waktu.

• Proses Planning

Setelah menyebutkan berbagai jenis variabel yang penting di dalam suatu proyek, maka tahaman selanjutnya adalah perencanaan. Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat membantu Anda untuk menentukan tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di dalamnya (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan demikian, Anda dapat membuat goals secara spesifik serta memungkinkan untuk dapat dicapai. Pada proses ini, manajer proyek harus mampu membuat suatu rancangan terkait keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga akhir secara detail.

Nah, ketika melakukan perencanaan suatu proyek, pihak stakeholder pun akan masuk dalam pertimbangan. Kenapa? karena mereka harus dilibatkan agar bisa mengetahui hal penting lainnya, seperti risiko dan juga progres ketika proyek sedang berlangsung.

Kegiatan yang dilakukan pada saat proses Planning:

• Project Schedule : Jadwal proyek menentukan garis waktu untuk pelaksanaan tugas dan alokasi sumber daya. Manajer proyek perlu terus memantau jadwal proyek dengan manajemen tugas dan alat pelacak waktu.
• Project Budget : Anggaran proyek adalah jumlah dari semua perkiraan biaya proyek. Manajer proyek perlu mengendalikan biaya agar tidak melebihinya.
• Work Breakdown Structure (WBS) : WBS adalah alat perencanaan proyek yang memungkinkan manajer proyek untuk memvisualisasikan semua aktivitas, pencapaian, dan hasil dalam lingkup proyek mereka, dan memprioritaskannya.
• Scope Management Plan : Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek Anda akan dikendalikan di seluruh proyek untuk menghindari ruang lingkup merayap.
• Risk Management Plan : Berisi daftar risiko dimana semua potensi risiko terdaftar, beserta pemilik risiko dan strategi mitigasi risiko yang akan diterapkan untuk masing-masing risiko tersebut.
• Resource Management Plan : Menjelaskan bagaimana sumber daya Anda akan diperoleh, dialokasikan, dan dikelola di seluruh proyek.
• Stakeholder Management Plan : Mengidentifikasi semua pemangku kepentingan proyek , memprioritaskan mereka, dan menjelaskan saluran komunikasi dan strategi resolusi konflik yang akan digunakan.

• Proses Executing

Saat detail terkait perencanaan sudah dibuat dan juga disetujui oleh pihak project manager serta pihak stakeholder, maka proyek baru bisa dilakukan. Dalam proses pelaksanaannya, project manager akan bertugas dalam memastikan seluruh hal sudah berjalan sesuai dengan timeline serta anggaran yang sudah ditentukan sebelumnya. Mulai dari memilih SDM yang mumpuni dalam mengerjakan proyek, memilih team leader, melakukan perjanjian kontrak dengan pihak vendor, supplier, dan berbagai pihak luar lainnya.

Project manager juga harus memastikan pekerjaan di lapangan bisa berjalan lancar dengan cara memilih tim yang sesuai dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan setiap anggota tim dan pihak stakeholder. Dengan banyaknya tanggung jawab tersebut, maka seorang project manager diharapkan mempunyai tingkat kapasitas yang cukup, seperti disiplin, profesional, berkomunikasi dan memimpin proyek dengan baik.

Kegiatan yang dilakukan pada saat proses Executing:

• Proses Control and Monitoring

Ketika menjalankan suatu proyek, maka seorang project manager harus mampu menilai setiap progres yang ada sesuai dengan perencanaannya. Selain itu, dia juga harus melakukan pengawasan agar mengetahui bila nantinya ada kesalahan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana.

Apabila diperlukan perubahan atau pembenahan, baik itu dari sisi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, umumnya semua hal tersebut akan ditemukan dengan mudah pada tahapan ini.

Pada intinya, diperlukan pengawasan yang ketat agar seluruh hal bisa dilaksanakan sesuai dengan rencana.

• Proses Closing

Saat seluruh proses sudah selesai dilaksanakan dan disetujui oleh pihak stakeholder, maka proyek pun bisa dinyatakan selesai. Saat melakukan proses penutupan, maka pihak project manager akan menyelesaikan kontrak dengan berbagai pihak eksternal yang sebelumnya sudah dilibatkan, membuat pengarsipan pada berbagai dokumen yang penting, serta membuat laporan proyek.

Walaupun begitu, project management ini belum bisa dikatakan selesai. Karena, masih ada proses selanjutnya, seperti proses pemeliharaan dan penyelesaian pada berbagai masalah yang bisa muncul. Proses lanjutan ini tetap masuk dalam ruang lingkup pekerjaan project management.

Kegiatan yang dilakukan pada proses Closing:

Project Management Tools

Mengatur jalannya proyek hari ini bukan lah hal yang sulit lagi. Dengan bantuan teknologi yang semakin maju, proses manajemen proyek bahkan bisa dilakukan kapan dan dimana saja melalui software berbasis internet. Beberapa referensi project management tools:

1. Trello
2. Monday.com
3. Wrike
4. Notion
5. Kissflow project
6. Clarizen
7. Airtable
8. Proofhub
9. Asana
10. Zoho projects

Process Initiating

Process Initiating

Tahapan manajemen proyek yang pertama adalah fase initiation yaitu ketika Anda harus membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan. Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan finansial. Untuk membuat dokumen tersebut, manajer proyek akan mengumpulkan beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal.

Jika proyek mendapat “lampu hijau”, maka Project Manager perlu membuat Project Charter untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek. Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku kepentingan, serta business case.

Project Charter

Project Charter adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek. Di mana, dokumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.

Sedikit banyak, Project Charter juga menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Hal ini karena Project Charter berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Meski sekilas terdengar sama seperti bagian dari project planning, Project Charter berbeda karena hanya memuat informasi-informasi ringkas dan bukan rincian detail seperti tugas tiap sub unit dalam sebuah proyek. 

Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai.

Fungsi Project Charter:

1. Pertama, Project Charter membantu memutuskan apakah akan mengeksekusi sebuah proyek.
2. Kedua, memuat informasi yang menjelaskan resiko dan estimasi sebuah proyek.
3. Ketiga, mendefinisikan tanggung jawab para pemangku kepentingan (stakeholder) nantinya dalam sebuah proyek.

Empat hal penting yang perlu ada di dalam Project Charter:

1. Business Case adalah penjelasan kenapa proyek diadakan oleh suatu organisasi/ perusahaan, seperti berapa besarnya proyek dan apa keuntungannya bagi organisasi, dan bisnis yang akan didapat di masa depan dari adanya proyek ini.
2. Deliverables adalah produk atau jasa yang dihasilkan dari suatu proyek kepada Customer. Deliverable biasanya memiliki tenggat waktu (due date), jelas/ berwujud (tangible), terukur (measurable) dan spesifik (specific).
3. Constraint adalah hambatan yang muncul yang harus dihadapai oleh Project Manager dan team members. Hambatan yang paling umum dihadapai adalah yang berhubungan dengan Scope, Schedule dan Cost. Hal ini juga dikenal dengan nama “Triple Constraint”.
4. Assumption adalah keputusan sementara yang dibuat sebagai kompensasi atas informasi yang belum didapatkan atau hal-hal yang kita yakini benar berdasarkan pengetahuan, pengalaman, dan/ atau informasi yang diberikan oleh anggota tim kami atau stakeholders.

Bagaimana cara menyusun Project Charter?

1. Pahami dengan betul tujuan dan sasaran proyek anda. Identifikasi visi proyek anda dan tentukan ruang lingkup proyek tersebut.
   
2. Tentukan bentuk organisasi dalam proyek anda. Buatlah daftar semua peran penting yang dibutuhkan sebuah proyek. Seperti para stakeholder eksekutif hingga tim proyek di lapangan.
   
3. Rencana implementasi di mana di dalamnya mencakup milestones, timeline, dependencies, hingga stakeholders.
   
4. Buat daftar risiko atau hambatan potensial yang mungkin terjadi saat proyek berlangsung. Tidak ada yang mengharapkan akan terjadinya masalah dalam proyeknya. Namun, membuat perencanaan semacam ini membuat semua tim dapat mengontrol situasi dan mengatasi dengan baik jika masalah yang telah diantisipasi benar-benar terjadi.
   

Contoh dokumen Project Charter

Project Requirement - Voice of Customer

Project Requirement merupakan permintaan atau keinginan klien atas proyek yang mereka berikan, sehingga berhubungan erat dengan Voice of Customer (VoC). VoC biasanya masih bersifat umum dan berupa statement apa yang dianggap penting atau menjadi perhatian dari customer.

VoC adalah istilah yang digunakan dalam dunia bisnis untuk menjabarkan proses yang mendalam yang bertujuan untuk mengetahui dan memahami ekspektasi, preferensi, dan ketidaksukaan pelanggan atas barang atau jasa yang ditawarkan. Sebenarnya Voice of Customer adalah bagian dari teknik riset pasar (market research) yang menyajikan laporan mengenai keinginan dan kebutuhan pelanggan yang tertata dalam struktur yang hirarkis. Poin-poin yang ada pada laporan kemudian disusun berdasarkan prioritas (sesuai dengan tingkat kepentingannya bagi pelanggan dan perusahaan).

Metode dalam Menjalankan Voice of Customer

Terdapat berbagai cara yang dapat digunakan untuk menjalankan proses ini, seperti mengadakan focus groups, wawancara, contextual inquiry atau teknik-teknik etnografi. Namun pada umumnya pelaksanaannya terdiri atas beberapa wawancara mendalam yang terfokus kepada pengalaman pelanggan (customer experience) dengan produk dan jasa yang ada saat ini. Pernyataan akan kebutuhan pelanggan kemudian diekstraksi dan diatur dalam hirarki yang teratur dan disusun dalam prioritas.

Dengan menjalankan proses Voice of Customer, tim atau organisasi akan mengetahui:

• Harapan dan kebutuhan pelanggan sebagai masukan yang harus dipertimbangan dengan serius dalam setiap pengambilan keputusan.
• Data yang dibutuhkan untuk melakukan Critical To Quality Requirements (CTQs) – metode yang digunakan untuk mentransformasi user demand menjadi design quality.
• Data yang diperlukan dalam merancang spesifikasi desain yang mendetail.

CTQs dan Variabel Ys
CTQs merupakan kependekan dari Critical To Quality Requirements adalah sesuatu yang bisa diukur dengan alat ukur sementara Variabel Ys merupakan satuan ukur produk. Sebuah VOC bisa terdiri dari multiple CTQs. Sebuah CTQs bisa terdiri dari multiple Variabel Ys. Tujuan dari VOC adalah menemukan Variabel Ys yang kemudian disepakati menjadi ukuran dari proyek.

Contoh Tabel CTQs dan Variabel Ys

Struktur Organisasi Manajemen Proyek

Struktur Organisasi dalam Manajemen Proyek

Untuk suksesesnya suatu proyek diperlukan struktur organisasi yang sesuai. Struktur organisasi adalah jalur utama koordinasi, delegasi, dan komunikasi dalam suatu proyek.

Dalam Manajemen Proyek secara garis besar, terdapat dua tipe struktur organisasi :

• Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Organisasi Fungsional adalah tipe struktur organisasi manajemen proyek dimana seorang manajer/pimpinan proyek berkoordinasi dengan manajer-manajer operasional (manajer lini) dalam suatu perusahaan. Manajer lini adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap bagian tertentu. Misalnya, manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer IT, dll. Manajer lini membawahi beberapa staf operasional.

Dalam tipe ini komunikasi dan koordinasi antara anggota proyek sangatlah terbatas. Pendelegasian tugas, koordinasi, dan komunikasi dilakukan melalui manajer lini.

Dalam tipe struktur organisasi fungsional ini sangatlah mungkin seorang manajer lini terlibat dalam lebih dari satu proyek. Dan dalam tipe ini seorang staf sangat mungkin diberikan tugas terkait suatu proyek tanpa mengetahui apa proyek yang sedang berjalan itu.

Terhadap struktur organisasi fungsional ini, penempatan koordinator proyek terbagi atas tiga jenis, yang masing-masing memiliki kewenangan yang berbeda :

• Lemah (Weak Matrix Organization)

• Kewenangan terbesar ada pada manajer lini.
• Manajer lini menjadi asisten dari koordinator proyek.
• Koordinator proyek mengatur jadwal dan progress, tetapi tidak memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan.

• Seimbang (Balanced Matrix Organization)

• Terdapat posisi khusus untuk seorang koordinator proyek (manajer proyek).
• Manajer proyek memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan.
• Manajer proyek mengatur tim agar berjalan sesuai ruang lingkup, jadwal, dan budget.

• Kuat (Strong Matrix Organization)

• Manajer proyek memiliki otoritas dan tanggung jawab yang lebih besar namun masih terbatas.
• Manajer proyek tetap tidak dapat mengambil seluruh keputusan.

• Organisasi Proyek (Projectized Organization)

Organisasi Proyek adalah suatu pengelolaan struktur organisasi yang didasarkan pada proyek. Dalam struktur Organisasi Proyek ini, seoarang koordinator proyek memiliki otoritas dan tanggung jawab penuh. Koordinator proyek memiliki tim khusus. Tim ini hanya mengerjakan satu proyek saja. Pada Organisasi Proyek, seorang koordinator proyek berperan sebagai manajer tim.

Manakah Yang Lebih Baik?

Jika ditanyakan mana struktur organisasi yang lebih baik untuk digunakan dalam menjalankan suatu proyek? Jawabannya: tergantung kondisinya. Karena masing-masing struktur tersebut memiliki tempatnya tersendiri. Memiliki kelebihan dan kekurangan. Mari kita bahas satu per satu.

Organisasi fungsional lebih hemat biaya karena anggota tim adalah staf operasional, bukan staf khusus proyek. Tetapi dari sisi waktu, organisasi fungsional membutuhkan waktu eksekusi yang lebih lama untuk menyelesaikan proyek karena anggota tim memiliki pekerjaan rutin operasional. Dan pekerjaan operasional ini juga membuat anggota tim tidak bisa fokus akan suatu proyek.

Organisasi Proyek memiliki kelebihan dari sisi kecepatan eksekusi proyek. Ini dikarenakan anggota tim hanya fokus mengerjakan satu proyek saja. Tentunya hal ini berdampak terhadap biaya. Biaya yang dibutuhkan menjadi lebih besar untuk membiayai anggota tim.

Lalu kapan Organisasi Fungsional dan Organisasi Proyek digunakan?

Organisasi Fungsional lebih tepat digunakan untuk proyek skala kecil sampai dengan menangah, dengan tingkat kesulitan yang rendah, dan tenggat waktu yang longgar. Sedangkan Organisasi Proyek lebih tepat digunakan untuk proyek dalam lingkup besar, dengan tingkat kerumitan yang tinggi, tenggat waktu yang ketat, serta berdampak krusial terhadap strategi perusahaan.